Avoin ja valmis mieli

Kuka ohjaa elämääsi kirjassa todetaan useasti että tehtävän tietäminen on eri asia kuin sen suorittaminen. Tieto tekemättömistä asioista verottaa tehokkuuttamme. Suunnittelemattomat tehtävät ja muistettavat asiat kuormittavat meitä ja tekevät hetkessä elämisestä vaikeaa tai mahdotonta.

.:Kerralla valmista kirjan referaatti:.

Luin jokin aika sitten kirjan Kerralla valmista: opi tehokkaaksi ilman stressiä, jonka on kirjoittanut David Allen. Kirjassa kuvattu menetelmä on mielestäni hyvä ja sovellan sitä oman elämäni kaaoksen hallintaan. Ajattelin jakaa menetelmän pääperiaatteita tässä postauksessa. Kirjoitukseni perustuu kirjaan ja netissä julkaistuun tutkimukseen asiasta.

.:Taito ryhtyä tuumasta toimeen:.

Kerralla valmista on englanniksi ”Getting things done” ja metodi lyhennetään usein GTD. Metodi on tarkoitettu elämän kaikkien tehtävien järjestämiseen. Ideana on, että kaikki tehtävät kirjataan ylös omiin järjestelmällisiin paikkoihin (esim. omat tiedostot tietokoneella, mapit jne), näitä käydään läpi järjestelmällisesti suunnitellen, tehtävät suoritetaan juuri oikeaan aikaan ja kaikki muu muistettava arkistoidaan. Näin mieli voi keskittyä käsillä olevien tehtävien tekemiseen, mikä maksimoi henkilökohtaisen suorituskyvyn. Tämän hetken projekti on tärkein projekti, tämä on myös tietoisen läsnäolon perusperiaate. Kaikki mikä ei liity nyt suoritettavaan tehtävään kuten uudet ideat, suunnitelmat ja luvatut toimet, häiritsevät sen suorittamista. Jos kakki on huolella hallinnassa kirjassa puhutaan että on: ”Avoin ja valmis mieli” eli ”mieli on kuin tyyni vesi”.

Kerralla valmista menetelmä tarjoaa kokoelman vinkkejä ja työkaluja tehtävien ja muistettavien asioiden hallintaan. Sinänsä tässä ei ole mitään uutta, useimmilla on jo käytössään kalentereita, tehtävälistoja ja muistiinpanovälineitä, mutta tämä metodi auttaa käyttämään näitä kaikkia yhdessä. Tässä menetelmässä ei niinkään priorisoida asioita, vaan kontrolloidaan että kaikki asiat, mitä haluaa tai tarvitsee, tulee muistetuksi, saa oikean painoarvon ja tulee myös tehdyksi. Kirjoittaja lupaa että menetelmän avulla on mahdollista selviytyä jopa suuresta työmäärästä rennosti!

.:Kaikkien tehtävien viisi vaihetta:.

Kirjan kirjoittaja David Allen erottaa 5 vaihetta kaikissa tehtävissä:

1. Keräämme asioita jotka vaativat huomiotamme; mitkä tahansa kirjeet, e-mailit, puhelut, raportit, artikkelit, kokouksiin valmistelu tai niissä saatujen tehtävien tekeminen, muiden ihmisten vaatimukset ja pyynnöt, henkilökohtaiset ideat ja muistot. Näiden keräämiseen tarvitaan keräilylaatikoita, kansioita, muistikirjoja, tietokoneen ohjelmia tai tekstitiedostoja jne. Keräämällä kaiken omiin keräyspaikkoihinsa saamme kaiken kerätyn materiaalin hallintaamme. Nämä keräys”astiat” tulee tyhjentää säännöllisesti. Samalla pitää määritellä mitä niiden kanssa tehdään.
2. Prosessoimme näitä asioita; mitä ne tarkoittavat ja mitä tehdä niiden kanssa. Meidän pitää aina kysyä: Mikä on seuraava toimenpide?
3. Organisoimme prosessoinnin tulokset Kuvio 1. (englanniksi) kuvaa prosessoinnin (2) ja organisoinnin (3) etenemisen

neliöt ovat tehtäviä, timantit päätöksiä joita vaaditaan, kasalistat ovat muistioita (listoja, kansioita, tiedostoja jne.), joihin muistettavat asiat tallennetaan. Nuolet tarkoittavat prosessointia joka ei pysähdy, katkoviivanuolet prosessointia jossa on viiveitä ja pisteviivanuolet taas jatkuvaa seurantaa. Prosessointi alkaa kuvion vasemman kulman keräyslaatikosta ja seuraa nuolia vastauksia kysymyksiin noudattaen. Tärkein kysymys on ensimmäinen: onko tässä jotain tehtävissä?

Kuvassa

·         Jos kyseessä ei ole tehtävä, on kolme mahdollisuutta:

o        Heitä se pois

o        Laita se hautumaan (esimerkiksi: joskusehkämahdollisesti kansioon tai tiedostoon)

o        Arkistoi se arkistointijärjestelmäsi mukaiseen kansioon tai laatikkoon, josta se on mahdollista hakea tarpeen mukaan

·         Jos kyseessä on tehtävä, on kysyttävä ” Mikä on seuraava toimenpide?”

o        Jos tarvitaan enemmän kuin yksi tehtävä, se liitetään projekti listalle. Jos ja kun käsittelet projektilistaa, tee projektisuunnitelma. Niinkään oleellista ei ole formaali aikataulu ja välitavoitteet, vaan yleinen tavoitteen määrittely ja seuraavien tehtävien listaaminen.  Näiden tehtävien kohdalla noudatetaan taas kuvion nuolia ja edetään määritellen aina seuraavat tehtävät.

o        Jos aikaa tehtävän tekemiseen kuluu vähemmän kuin 2 minuuttia, sitä ei kannata laittaa suoritettavien tehtävien listalle vaan tehdä heti pois kuljeksimasta

o        Jos joku muu voisi tehdä sen, delegoi tehtävä ja laita se seurattavien/odottavien tehtävien listalle.

o        Jos tehtävän suorittaminen on aikaan sidottua, kirjoita se kalenteriin

o        Jos tehtävän voi tehdä heti kun on aikaa, laita se seuraavaksi tehtävien tehtävien listalle

Prosessi päättyy siihen että asia tallennetaan muistiin tai tehtävä suoritetaan. Tärkeimmät tehtävät päätyvät siis aina kuvion alimpaan oikeanpuoleiseen laatikkoon.

4. Tarkistamme miten ja milloin suoritamme tehtävät. Tässä vaiheessa muistamme mitä pitää tehdä. Päivittäin tarkastamme kalenterin ja seuraavien tehtävien listan. Viikoittain tarkastetaan ja päivitetään kaikki asiat joille pitää tehdä jotain (kerätään materiaalia, tarkastetaan keräilylaatikko, kalenteri, projektit, projektisuunnitelmat, odottavat, joskusmahdollisesti kansio/ tiedosto). On tärkeää että saat hyvän kuvan mitä seuraavan viikon aikana tulee tehdä ja saat tunteen että kaikki asiat ovat hallinnassasi. Samalla voi miettiä seuraavat toimenpiteet ja ryhmitellä (puhelut, kaupungilla hoidettavat, tietokoneella tehtävät jne.) ja aikatauluttaa tarvittaessa osan tehtävistä. Viikoittainen tarkastus myös varmistaa että järjestelmä toimii.

 

5. Teemme ne. Kun kaikki listat ovat ajan tasalla, mitä pitäisi tehdä seuraavaksi? Seuraavat neljä kriteeriä auttavat päättämään:



Time Tangents by
Gilderic, on Flickr

1. Asiayhteys – mitä voin tehdä tässä ja nyt? Esimerkiksi tietokoneella voi tehdä eri asioita kun taas kadulla kävellessä voi soittaa puheluita.
2. Aika – Paljonko aikaa on käytettävissä nyt? Mitä tässä ajassa pystyy tehtävälistalta suorittamaan? Jos aikaa on vähän, tee niitä tehtäviä joihin menee vain vähän aikaa.
3. Energia – Kuinka paljon sinulla on juuri nyt energiaa? Väsyneenä kannattaa tehdä rutiinitehtäviä ja jättää vaikeammat energisille hetkille.
4. Prioritetti -  a-c kohdat huomioiden, on mahdollista:
             i.      Tehdä työ siinä järjestyksessä kun se tulee eteen
           ii.      Tehdä työ siinä järjestyksessä jonka olet määritellyt tehtävälistallesi
          iii.      Määrittele tarkistusvaiheen mukaisesti mikä on tärkeintä juuri nyt

 .:Mikä on tärkeää?:.

Leaving Dublin Airport by Tolka Rover, on Flickr

Jotta tietäisi mikä on todella tärkeää, täytyy tietää omat tavoitteensa ja arvonsa. Kirjassa käytetään seuraavanlaista lentokonevertausta jotta voidaan määritellä tavoitteita elämän eri vaiheisiin, tehtävistä jotka pitää tehdä heti, aina elämän missioihin.

-50, 000+ jalkaa: Elämä

-40, 000 jalkaa: 3-5 vuoden visio

-30, 000 jalkaa: 1 tai 2 vuoden tavoitteet

-20, 000 jalkaa: Vastuualueet

-10, 000 jalkaa: Tämän hetken projektit

-Kiitorata: Tämän hetken tehtävät

:Miksi menetelmä toimii?:.

Mielestäni menetelmän avulla pystyy hyvin taklaamaan koko ajan muuttuvat tilanteet. Kerran priorisoitu ei ole lopullisesti priorisoitu, vaan tarkastaminen tehdään joka viikko. Kun menetelmää noudattaa voi olla varma että kaikilla tehtävillä on aikansa ja paikkansa ja mikään ei unohdu. Lisäksi jokainen hetki tulee käytettyä tehokkaasti hyväksi, kun aina löytyy sopiva tehtävä juuri siihen paikkaan, aikaan ja energiatasoon. Tehtävät on ennakolta suunniteltu ja sopivan hetken – juuri sen oikean hetken tullen, tehtävä vain tehdään. Eikä vain aleta miettiä mikä nyt on tärkeää.

.:Miten pääsee alkuun?:.

Oletus on että tarvitset laatikoita, mappeja, muistiinpanovälineitä ja erilaisia tiedostoja. Mieti millaisen systeemin tarvitset ja mikä toimii sinulla ainakin seuraaville asioille. Suluissa mitä itse käytän:

• Projektilista (Word dokumentti)
• Projektin viitemateriaalit, materiaaleja, joita tarvitaan projektissa, ei voi vielä arkistoida viiteaineistoksi (Mappeja ja tiedostoja)
• Kalenteri, joka sisältää tarkastus/tehtävälistat (MS Outlook, Outlook today)
• Muistutukset, jotka on sidottu päivään (Outlook Tehtävät, luokka: Muistutukset)
• Myöhemmin/ heti tehtävät kun on aikaa (Outlook Tehtävät, luokka: Tehtävä)
• Mielenkiintoiset tapahtumat (Outlook Tehtävät, luokka: Tapahtumat)
• Päätökset avoimista asioista (Outlook Tehtävät, luokka: Päätös)
• Päivään liittyvä informaatio (Outlook Tehtävät, luokka: Informaatio)
• Projektien tai yksittäisten tehtävien Seuraavat toimenpiteet (Sähköpostikansiot Outlook Today ja Outlook tehtävät mm. seuraavat luokat: Puhelut, Tietokoneella, Juoksevat asiat, Töissä, Kotona, Luettavat/Läpi käytävät asiat, Esille otettavat jne.)
• Lista vireillä olevista asioista joita odotetaan (Outlook today – odottaa: meilikansio)
• Viiteaineisto ( Mappeja, muistiinpanokirjat töihin ja muuhun elämään
• Joskus/ Ehkä lista (Outlook Tehtävät, luokka: Joskus/Ehkä, tai mapissa)

.:Lisää tietoa:.

David Allen & Co. official site

Podcast episode introducing the GTD process